黄冈职业技术学院成人教育学院档案管理规则(意见稿)

作者: 来源: 点击数: 更新时间:2012年05月31日

 

为了适应档案观现代化需要,提高成人教育学院工作效率,根据黄职办[2007]5号文件《黄冈职业技术学院归档文件整理规则》的要求,结合成人教育学院工作实际,特制定《黄冈职业技术学院成人教育学院档案管理规则》,供各部门遵照执行。
一. 文件归档要求
 1. 成人教育学院各部门在其职能活动中形成的,办理完毕;应作为文书档案保存的各种纸质文件材料及其他电子、照片等资料。
2. 归档文件的整理单位为件。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,复件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,正文与公文处理单为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件, 来文与复文;请示批复为一件(不同年度的也可各为一件)。
3. 归档文件应齐全完整,字迹应确保耐久性。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水,蓝墨水等不耐久的材料书写。
4. 按归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒的要求,上交档案室进行管理。
二.成教管理档案分类目录
(一)DQ党群类(成人教育学院直属党支部)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1.
成人教育学院上级党组织有关党的建设的文件材料
长期
办公室
 
2.
成人教育学院直属党支部的工作计划、报告、决定总结
长期
成教党支部
 
3.
成人教育学院直属党支部会议记录
长期
成教党支部
 
4.
成人教育学院党员名册
长期
成教党支部
 
5.
吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长期
成教党支部
 
6.
成人教育学院直属党支部大事记
长期
成教党支部
 
7
成人教育学院直属党支部其它
长期
成教党支部
 
(二)XZ行政管理类(办公室)

 

序号
类目名称
保管年限
落实部门
责任人
1.
成教学院上级有关成教行政管理的综合性文件
长期
办公室
 
2.
成人教育学院规章管理制度
永久
办公室
 
3.
成人教育学院年度、学期工作计划、报告、总结
永久
办公室
 
4.
成人教育学院会议记录
永久
办公室
 
5.
成人教育学院领导在校内外会议重要讲话和发言稿
长期
办公室
 
6.
成人教育学院请示及批复
永久
办公室
 
7.
成人教育学院大事记、年鉴
永久
办公室
 
8.
成人教育学院获全国、省、市、先进表彰材料(文件、证书等)
长期
办公室
 
9.
各部门校内外各种活动的重要材料
长期
办公室
 
10.
成人教育学院教职工有关材料(名册、岗位、调整等)
长期
办公室
 
11.
成人教育学院与外单位签订的重要协议书、合同书
长期
办公室
 
12.
成人教育学院科研材料
长期
办公室
 
13
成人教育专科、本科、学生档案材料
长期
办公室
 
14
成人教育学院行政管理其它
长期
办公室
 
(三)JX教学类(招生、学籍)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1.
成人教育学院招生简章、广告、入学须知
永久
招生办
 
2.
成人教育学院成人专本科录取通知书及名册
长期
招生办
 
3.
成人教育学院成人专本科新生录取材料及新生名册
永久
招生办
 
4.
成人教育学院成人专本科学生学籍变更材料(转学、退学,保留学籍等)
永久
学籍办
 
5.
成人教育学院毕业生毕业名册
永久
学籍办
 
6.
成人教育学院毕业证及档案发放记录
永久
学籍办
 
7.
成人教育学院成人专科招生计划材料
长期
学籍办
 
8.
成人教育学院成人专本科新生入学登记表
长期
学籍办
 
9
成人教育学院成人专本科学生花名册及注册情况  
长期
学籍办
 
10
成人教学院招生、学籍其它
长期
招生学籍办
 
(四)JX教学类(教学部)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1.
成人教育学院成人专本科教学站建站审批及备案材料
长期
教学部
 
2.
成人教育学院成人专本科各专业教学计划、课程教学大纲,教学任务书
长期
教学部
 
3.
成人教育学院专本科在校生名册
长期
教学部
 
4.
成人教育学院成人专本科各专业课程试题库(纸质及电子文档)
长期
教学部
 
5.
 成人教育学院成人专本科教学记录及统计 
长期
教学部
 
6.
成人教育学院成人专本科教材目录清单及发放登记表
长期
教学部
 
7.
成人教育学院成人专本科各科考试样卷及试卷
长期
教学部
 
8.
成人教育学院成人专本科各年度专业成绩表、成绩总汇表
长期
教学部
 
9.
成人教育学院成人专本科专业申报及审批材料
长期
教学部
 
10.
成人教育学院成人专本科教学学籍管理规章制度
长期
教学部
 
11.
成人教育学院成人专本科教学其它
长期
教学部
 
(五)JX教学类(自考办)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1.
成人教育学自考专科新生注册材料
长期
自考办
 
2.
成人教育学院自考专科在校生名册
长期
自考办
 
3.
成人教育学自考专科各助学单位及学生册,自考名次成绩(元、4710月)
长期
自考办
 
4.
成人教育学自考专科各助学单位及学生名次报考名册(元、4710月)
长期
自考办
 
5.
成人教育学院自考各专业教师参加省命题情况及自考专科各专业课程试题库(纸质及电子文档)
长期
自考办
 
6.
成人教育学自考专科专业申报材料
长期
自考办
 
7
成人教育学自考专科实践考核材料(申报、组织、成绩等)
长期
自考办
 
8.
成人教育学自考专科毕业证发放名册及情况
长期
自考办
 
9.
成人教育学自考专科生档案材料及发放名册
长期
自考办
 
10.
成人教育学自考专科招生简章及广告
长期
自考办
 
11.
成人教育学自考专科沟通课程名册及成绩
长期
自考办
 
12
成人教育学自考专科各专业教学计划安排及教材、材料
长期
自考办
 
13
成人教育学院自考学生学籍变更材料(转学、退学,保留学籍等)
永久
自考办
 
14
成人教育学院自考专科教学学籍管理规章制度
长期
自考办
 
15
成人教育学院自考助学教学站建站审批及备案材料
长期
自考办
 
16
成人教育学院自考专科教材目录清单及发放登记表
长期
自考办
 
.17
成人教育学院自考专科其它
长期
自考办
 
() JX教学类(短训)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1.
成人教育学院短训各期材料
长期
短训部
 
2
成人教育学院短训计划、报告、通知
长期
短训部
 
3.
成人教育学院短训学员名单、成绩总表
长期
短训部
 
4.
成人教育学院短训教学计划、大纲、教学安排
长期
短训部
 
5
成人教育学院指导学院各系部社会服务材料
长期
短训部
 
6
成人教育学院短训其它
长期
短训部
 
(七)JX教学类(研究生、网络等)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1.
成人教育学院研究生培训材料
长期
办公室
 
2.
成人教育学院网络教育材料
长期
办公室
 
3.
成人教育学院原华农自考生材料
长期
办公室
 
4
成人教育学院其它特殊培训材料
长期
办公室
 
() CK会计类(综合)

 

序号
类目名称
保管期限
落实部门
责任人
1
成人教育学院财产情况材料
长期
办公室
 
2
成人教育学院全年收入明细(专本科、函授、自考、短训、其他等)
长期
办公室
 
3
成人教育学院支出明细
长期
办公室
 
4
成人教育学院财务统计及结算材料
长期
办公室
 
5
成人教育学院各类收费标准的报告、文件、批文
长期
办公室
 
6
成人教育学院专本科学生交费情况记录
长期
办公室
 
7
成人教育学院自考生收费名册
长期
办公室
 
8
成人教育学院短期培训收费名册
长期
办公室
 
9
成人教育学院研究生、网络教育生收费名册
长期
办公室
 
10
成人教育学院财务其它
长期
办公室
 
 
             黄冈职业技术学院成人教育学院

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